Digitaliser la fonction mobilité internationale, oui mais pour quels bénéfices au juste ?

Une chose est sûre, le sujet de la digitalisation de la mobilité internationale n’est plus vu comme « la cerise sur le gâteau » des échanges entre professionnels de la mobilité.
Lors des grands rassemblements de la profession, le digital s’est imposé comme l’invité d’honneur aux tables rondes !
Aux dernières rencontres de la mobilité internationale 2019, les leaders RH et leaders de la mobilité lui ont consacré un long temps de parole, jusqu’à le hisser au top de leurs priorités !

Plus qu’un défi, la digitalisation de la mobilité internationale constitue une opportunité de renouveau incroyable pour beaucoup de Global Mobility Managers.
Nous avons tenté de résumer en 4 points clé, les avantages et les bienfaits du digital à partir de retours d’expérience glanés lors de ces dernières RMI.

Avec le Digital, on fait le ménage !

Le digital « ce n’est plus qu’une question de temps »… C’est en tous les cas l’avis général exprimé par les intervenants le 11 juin dernier sur le timing de la transformation digitale dans la mobilité. C’est celui de Romuald ROGER, Head of Global Mobility, CARLSBERG GROUP :

Technology is the next step, of course ! We have to be mentally prepared

Mais qui dit transformation revient à effectuer un virage technologique c’est à dire prendre la décision d’intégrer au sein du département mobilité de nouvelles technologies et les outils disponibles sur le marché.
Ce virage implique au préalable une mise à plat dans la manière de gérer les processus de mobilité, et de faire en réalité un « nettoyage des process ».
C’est un chantier qui peut faire peur mais qui est indispensable pour rendre les processus plus transparents, compris de tous, avant de pouvoir choisir une technologie adaptée et de l’implémenter au sein du département mobilité internationale.
Du cloud first en passant par la mise en place de chatbots RH, les technos vont catalyser le changement et rendre possible la simplification qu’il s’agisse de l’organisation globale ou du travail de chacun. Les nouvelles technologies le permettent largement. Mais c’est aux équipes elles-mêmes d’initier cette transformation.

La première grande étape doit donc passer par une revue des process et des systèmes d’information:

• pour identifier les besoins spécifiques
• pour déterminer quels outils doivent se transformer : les outils de gestion quotidienne, de facturation, de planification ;
• pour mieux gérer les données d’entreprise. Capital ressource essentiel pour l’entreprise, elles sont la plupart du temps mal ou peu exploitées, ce qui peut conduire à une mauvaise qualité de données ou à des silos d’informations. Selon le Global Compensation Director de TripAdvisor :

We have thousands of data but we do not know what to do with it

On comprend que cette mise à plat des process RH et Mobilité n’aura pas des effets positifs immédiats, que la première année pourra être éprouvante pour les équipes mais que ce grand nettoyage est le pré-requis d’une intégration positive des nouveaux systèmes d’information et d’une meilleure organisation future.

A terme, la dématérialisation et l’automatisation de tâches répétitives soulageront bien des chargé.e.s de mobilité d’une gestion administrative lourde et chronophage.

Avec le Digital, on répond mieux à nos clients internes !

Pendant une conférence, une intervenante nous partageait un de ses rêves  « I am dreaming processes will provide information to candidate in a very short time, and a customized information... ».

L’expérience salarié en mobilité, #EXMobility, est effectivement devenue une constante dans les préoccupations des leaders RH. Chez TripAdvisor, c’est une priorité !

The employee experience is very important. It’s a priority of our CEO

Tout comme pour la banque JULIUS BAER :

Recently, EX has become key for us as it’s participating to talent attraction and retention

La mobilité internationale opère dans un univers où l’humain est central. Chaque individu peut avoir des besoins différents ou réagir à des situations d’expatriation de manière très personnelle.
L’approche individualisée du salarié en mobilité qui implique une meilleure connaissance du salarié, de ses préférences et de l’évolution de ses besoins dans le cadre de sa relation avec le RH définit bien cette notion de personnalisation.
Concrètement, on retrouve l’application de cette approche dans les politiques de mobilité qui prônent la flexibilité, « core-flex ».
L’enjeu de la fonction RH et la fonction mobilité est de personnaliser la réponse malgré la très grande quantité d’information qu’elles doivent gérer.

C’est le cas de plusieurs grands groupes qui choisissent de segmenter leurs packages en 3 ou 4 packages « core package ». Au sein d’une enveloppe globale attribuée, ils autorisent les expatriés à faire des demandes personnalisées comme par exemple l’arbitrage de certains postes (housing, schooling, voyages, formation interculturelle) dans le respect des règles de sécurité ou de certaines obligations réglementaires.

Constituer des packages plus flexibles est compliqué à gérer. Grâce aux outils digitaux et à l’exploitation de la data, la customisation est désormais possibles pour différents types de populations mobiles.

Packages adaptés mais aussi mesure de la satisfaction client. Pour les responsables mobilité, la mesure de la satisfaction des salariés en mobilité est un moyen de prendre la température et, quelque part, de renouer un lien avec l’expatrié. Cela favorisera une meilleure expérience pour le salarié comme pour le chargé.e de mobilité. La satisfaction ou l’insatisfaction recueillie permettra également de mettre en place l’amélioration des services en continu.
Appli mobile, questionnaires en ligne, chatbot, tous ces outils jouent un rôle fondamental. Ils sont devenus indispensables pour mieux comprendre les attentes, ajuster l’offre et la faire évoluer face à des besoins salariés extrêmement changeants.

Avec le Digital on devient plus agile

L’environnement de l’entreprise est en changement permanent et la mobilité internationale vit aussi des transformations profondes (nouveaux profils, types de mobilité, enjeux de performance, rétention des talents). Selon Susanna WARNER-CORBACHO, VP International Mobility, Schneider Electric, il n’est pas facile pour le département mobilité internationale d’aller vers le digital et de saisir les opportunités dans ce domaine. Il est donc important pour le département de démontrer une agilité suffisante afin d’embarquer des projets digitaux au sein des équipes.

Des nouveaux processus vont devoir être inventés, parfois co-construits avec des partenaires et les salariés eux-mêmes. Et en plus de revoir la manière de fonctionner, il faut gérer une nouvelle temporalité ! Les projets devront faire l’objet d’une expérimentation rapide.
C’est une chance pour revoir les méthodes de travail, d’acquérir des connaissances et développer les softs skills des collaborateurs.
Développer des nouvelles solutions, les tester auprès d’une population RH pilote, itérer et seulement en toute fin les présenter aux actionnaires.

L’agilité, serait-elle un moyen de développer les activités transverses entre départements RH ? Un moyen de mutualiser le recrutement et la mobilité pour faciliter la recherche et le déploiement de compétences ?
Cette démarche innovante et agile pour les responsables mobilité fait appel à la collaboration dans les travaux de groupe, à l’autonomie et au partage de connaissance entre collègues. Une évolution des méthodes de travail induit par le digital très proche des méthodes des startups…

L’agilité véhicule ainsi des valeurs très positives pour le département. L’enjeu sera demain pour les responsables mobilité de faire accepter ces nouvelles solutions à tous leurs collaborateurs.

Avec le Digital, on co-construit les solutions avec ses partenaires

Les transformations digitales du département mobilité conduisent également à créer de nouveaux rapports avec les prestataires avec qui il faut aller vite, interagir et travailler en mode test and learn dans une démarche résolution de problèmes. Dans ce contexte, les prestataires se positionnent plus comme des partenaires que des exécutants.

Chez SANOFI par exemple, c’est le département mobilité qui a été l’initiateur de nouveaux outils digitaux et qui a poussé son prestataire relocation à les développer, œuvrant alors pour la transformation de ce dernier.
Allier la connaissance métier des prestataires aux nouvelles technologies pour répondre aux besoins de performance business et aux nouveaux usages salarié a été la stratégie choisie par ce grand groupe pharmaceutique à la pointe de la transformation dans la mobilité internationale.

Ce travail en mode projet entre prestataires et équipes de mobilité fait aussi évoluer les compétences de chacun. Les équipes mobilité ont un rôle plus créatif et sont dans la co-construction avec leur prestataire/ partenaire. Les prestataires doivent de leur côté se montrer flexibles, à l’écoute et faire évoluer leur proposition de valeur rapidement.

Aujourd’hui, l’offre digitale qui explose côté prestataires concerne le développement de plateformes. Ce marché est en plein boom aux Etats-Unis.

Les plateformes apportent une solution globale à la fois pour le chargé.e de mobilité et le salarié avec des appli mobiles type « compagnon de route ».

Avec ce phénomène de démultiplication du nombre de plateformes sur le marché, on peut s’attendre à une question récurrente pour tous :
Comment choisir le bon prestataire et comment acheter la solution qui, malgré tout, reste très technique ?