Comment bien gérer l’appel d’offres relocation?

Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir sous-estimé la durée et la charge de travail à consacrer pour réaliser un appel d’offres ?
Qu’il s’agisse d’un appel d’offres pour sélectionner vous-même les prestataires de relocation ou pour trouver une entreprise spécialisée type RMC* à qui sous-traiter les services, l’appel d’offres représente toujours un coût pour vos équipes et pour l’entreprise.

Vous devez le considérer comme un projet à part entière avec des collaborateurs, un planning et un budget à mobiliser.
Alors, pour que l’appel d’offres soit synonyme d’efficacité, voici quelques bons réflexes à adopter.

Avant l’appel d’offres : repérer vos prestataires de relocation

Evaluer les compétences

Cela paraît être une évidence mais réaliser une veille active est une démarche fortement recommandée pour pouvoir créer et référencer un panel de fournisseurs en phase avec les objectifs de l’entreprise.

Grâce à un sourcing anticipé, vous récolterez des informations précieuses sur les prestataires et les entreprises de gestion de la relocation (RMC) que vous inviterez peut-être à participer à votre prochain appel d’offres :

• Quelles sont leurs expériences passées ? Vérifiez les références qu’ils citent et interrogez leurs clients.
• Quelles sont leurs qualifications, leurs certifications ? Vérifiez la validité de leurs documentations. Vous pouvez vous rendre sur les sites officiels (fédérations FIDI et EuRA …).
• Quelles sont les technologies qu’ils proposent ? Vous avez alors le temps de demander des démos et même de tester la ou les solutions proposées sur une courte période.

Le testing est un excellent moyen pour vous faire une idée de comment le prestataire ou le RMC pourra aider votre équipe à gérer les processus, à sortir des reportings, à utiliser la data de manière pertinente et adaptée à vos besoins.

Tester la culture d’entreprise

Par ailleurs, un des autres aspects importants de cette veille est de mieux cerner la culture d’entreprise du fournisseur avec qui vous souhaiterez certainement construire une relation partenariale sur la durée.
En plus des outils et des services proposés, démontre-t-il une culture de l’innovation, est-il à l’écoute de l’expérience salarié ? Quelles sont les démarches responsables qu’il a déjà entreprises ou quelle sont ses intentions en matière de RSE ?

Ces informations « qualitatives » demandent du temps et des échanges privilégiés qui n’ont souvent pas leur place au moment de la procédure d’appel d’offres.
En effet, au-delà des valeurs partagées, il est question de compatibilité. Si le prestataire appréhende bien les valeurs prônées par votre entreprise, sa capacité à bien appliquer votre politique de mobilité s’en ressentira.

Clarifier les objectifs et l’organisation de l’appel d’offres

Quels objectifs à atteindre ?

Avant de décrire votre besoin et les services envisagés pour vos expatriés, soyez précis et au clair avec les objectifs réels ou cachés poursuivis par votre organisation.

Jusqu’à présent, vous fonctionniez avec plusieurs équipes locales qui géraient la mobilité de manière décentralisée. Aujourd’hui, vous envisagez d’utiliser moins de prestataires et d’uniformiser les pratiques d’achats. Vous pensez même ne solliciter plus qu’un seul fournisseur ou un intermédiaire unique pour toute l’activité de déménagement.
Ou bien vous souhaitez développer des partenariats locaux avec plusieurs prestataires sur une zone stratégique pour votre business.

La description des attentes actuelles et futures en matière d’offres ou de niveau de services doit impérativement s’accompagner d’une expression très claire des objectifs de l’entreprise.

Quels sont ses difficultés ? Ses défis en matière de gestion des talents à l’international ? Les évolutions à apporter ? Plus de technologies dans les process, diminuer drastiquement les coûts, améliorer l’expérience du salarié en mobilité …

Les parties prenantes

Une fois les objectifs et les besoins clairement énoncés, déterminez précisément comment sera géré l’appel d’offres au sein votre organisation.

Généralement, plusieurs départements participent à la rédaction du cahier des charges et à l’élaboration des questions destinées aux prestataires. Les achats s’occupent du pricing, de la conformité, les conditions du contrat. Le département mobilité détermine le service, l’intégration de solutions innovantes, le respect des politiques de mobilité…  N’oubliez pas de bien lister tous les intervenants qui auront un rôle de près ou de loin dans le choix des fournisseurs. Le département IT peut être un incontournable lors de l’introduction de solutions digitales.

Dans ce contexte, il peut être intéressant de faire appel à un rédacteur indépendant en interne qui se chargera d’écrire le cahier des charges pour éviter toutes redondances ou incohérences dans le document.

Un cahier des charges compris de tous

Une expression du besoin pas assez claire et très peu détaillée constitue la difficulté la plus fréquemment exprimée au moment du cahier des charges.  C’est le problème numéro 1 qui ressort de toutes les interviews qualitatives récemment menées auprès d’un panel d’acheteurs*.

De ce manque de précisions découlera des incompréhensions fortes de la part des prestataires qui, par conséquent, ne remettront pas une offre adéquate ou bien dans des délais prescrits. Sans parler des multiples questions réponses entre vous, les acheteurs et les prestataires. C’est beaucoup de temps de perdu.

Le fournisseur a des questions auxquelles je n’ai pas de réponses.

Il ne s’agit pas juste d’apporter une réponse, car ce n’est jamais la réponse définitive, il faut recommencer la boucle des échanges entre moi, le client interne et le fournisseur…

Responsable achat – grande distribution

D’où l’importance de rédiger un cahier des charges très précis et bien structuré étape par étape. Des modèles de cahier des charges avec des trames prédéfinies peuvent être aussi très utiles.  

Commencez par introduire le contexte et présentez la société : quelle est votre industrie ?  Quelles sont vos implantations ? Quelle est votre activité ? Vos produits ?  Quels sont les chiffres clé ?
Quelle est la place de la Mobilité Internationale au sein de votre organisation ?  Quel est le programme de mobilité ? Combien de personnes sont concernées ? La mobilité est-elle nationale et internationale ?

Puis, présentez les objectifs de l’appel d’offres et les différentes étapes de celui-ci. Soyez clair sur les objectifs de l’AO mais aussi ceux de l’entreprise comme évoqués plus haut. Soyez aussi transparent sur vos difficultés.

Enfin, déterminez qui seront les interlocuteurs et les modalités globales (méthode de sélection et d’évaluation des fournisseurs, deadlines, format souhaité…)

Voici quelques sections pratiques pour l’élaboration de votre cahier des charges :

• Fiche d’identité de l’entreprise, implantations, valeurs, place de la mobilité dans la gestion des talents
• Périmètre des services souhaités
• Objectifs à atteindre
• Politique de mobilité
• Processus en place
• Modèle de contrat requis par votre service juridique

Poser les bonnes questions à vos fournisseurs potentiels

Une liste de questions simples et spécifiques

Pour établir un comparatif des fournisseurs, vous allez lister des questions correspondant à vos problématiques métier, organisationnelles, politiques, business…

Vous pouvez récupérer des exemples de questions mais l’essentiel est d’identifier les éléments auxquels vous accordez le plus d’importance. Si votre priorité est d’éviter la répétition d’une mauvaise expérience passée, il faudra obtenir du fournisseur une réponse argumentée sur sa capacité à gérer cette situation particulièrement pénible pour vous.

Une des préoccupations récurrentes des professionnels de la mobilité est d’éviter les problèmes en cascade.
Savoir comment les fournisseurs vont gérer une situation compliquée en particulier. Si un expatrié se plaint ou si un problème technique survient, quelle est la procédure mise en place, comment est gérée la communication avec les équipes de mobilité ?
N’hésitez pas à demander un détail des scénarios possibles et les étapes de résolution avec des exemples concrets.

Pour vérifier la capacité du fournisseur à répondre à des besoins « sur mesure » ; vous opterez pour une liste de questions.

Veillez à ce qu’elles soient simples, faciles de compréhension et que leur nombre se situe entre 30 et 50.
Si vous posez trop de questions, elles deviennent répétitives. Vous augmentez la dispersion de l’information et son temps de traitement sans garantie d’une restitution synthétique.
Si la question porte sur une compétence, ou une capacité à délivrer un service, faites en sorte de la poser sans ambiguïté pour que la réponse débouche sur un oui ou sur un non. Vous pourrez laisser l’opportunité à votre interlocuteur de développer son argumentaire à l’aide d’une question complémentaire.

Les réponses fermées faciliteront le comparatif des prestataires.

Personnalisation et scoring

Vous l’aurez compris, vos questions doivent être ultra personnalisées et en accord avec la stratégie de l’entreprise. Il est préférable de limiter leur nombre et de ne poser que les plus pertinentes.

A travers une question très personnalisée, vous pourrez plus facilement voir si la réponse du prestataire interrogé est « standard » ou bien si elle apporte des informations concrètes et explicites sur la manière dont il va répondre aux défis propres à votre organisation.
Vous pourrez mieux capter aussi les différences en matière de niveau de services ou de technologie proposée.  

Une fois que vous aurez finalisé vos questions, en même temps, vous devrez leur attribuer un scoring en fonction de vos priorités. Ce scoring fera aussi l’objet de pondération selon le degré d’importance de chaque domaine/ catégorie abordée dans votre listing.

Il est important d’avoir en tête ces deux critères de sélection, notation et pondération, dès la création de vos questions.

Etablir un planning pour l’appel d’offres

Vous devez établir un calendrier avec des dates précises et les échéances de l’appel d’offres.

• Date de diffusion de l’appel d’offres aux prestataires de services
• Date limite de réponse des prestataires de services
• Date pour les questions
• Date pour les réponses aux questions
• Date pour la réponse finale
• Sélection des finalistes
• Date des réunions avec les prestataires retenus
• Date annonce décision pour la sélection finale d’un fournisseur
• Finalisation des contrats
• Date prévue pour le démarrage des opérations

Tarification des prestations, le nerf de la guerre

Incertitude sur les tarifs

Une grosse part de l’appel d’offres se concentre sur la collecte des tarifs auprès des prestataires. Essentielle mais très chronophage, c’est une étape qui peut traîner en longueur et soulever certains problèmes.

Les grilles de prix des prestataires sont parfois incomplètes, les tarifs proposés obsolètes, le périmètre des offres n’est pas toujours identique rendant la comparaison entre les fournisseurs impossible.
Dans un contexte incertain où le fret subit de fortes variations, où l’inflation monte en flèche, il n’est pas toujours simple, pour les fournisseurs, de proposer des tarifs à jour et, pour vous, d’avoir une vision réelle des coûts qui seront engagés.

Le comparatif des tarifs fait appel à une bonne connaissance des coûts directs et indirects (variation des taux de change, frais additionnels, assurance) et demande de la transparence de la part des fournisseurs. Une transparence que l’on peut obtenir grâce à la décomposition des coûts des prestations.
Assurez-vous d’avoir bien inclus dans votre demande tous les frais qui pourraient s’ajouter.

Digitaliser la récupération des tarifs nécessaires à l’appel d’offres

Peu ou même aucun outil d’aide à la décision pour les appels d’offres n’existent sur le marché.

Mais bonne nouvelle !  Avec la digitalisation des processus, la récupération des tarifs pour les appels d’offres pourrait bientôt évoluer. 

Des outils arrivent sur le marché pour capter rapidement tous les prix, proposer des tarifs à jour et en temps réel, restituer des formats simples et permettre des comparaisons rapides.

Pour en savoir plus, contactez-nous