Covid-19, où comment réinventer le départ et la relocalisation des expatriés ?

Le digital appliqué à la mobilité internationale, perçu jusqu’ici comme une tendance de la Tech RH et un moyen d’améliorer l’expérience salarié, pourrait, après la crise sanitaire, changer radicalement la manière de gérer les expatriations sur le terrain !

 Plateformes des talents à l’international, appli mobiles pour expatriés, calculateur en ligne du coût de la vie, vous connaissez déjà toutes ces possibilités offertes par le digital pour optimiser les procédures de mobilité. Considéré comme une transformation importante mais pas encore essentielle dans la gestion du quotidien, le digital a pourtant démontré une importance capitale pour mener à bien les déplacements d’urgence imposés par la crise du Coronavirus !

Le digital un indispensable en temps de rapatriement du Covid

La crise sanitaire liée au Covid-19 avec son lot de fermetures de frontières, de confinements décrétés ou de quarantaines imposées, a parfois généré un sentiment de panique dans la population d’expatriés. Certains salariés en mobilité et/ou leur famille ont manifesté le désir d’un retour en urgence dans leur pays d’origine.

Face à ce contexte inédit, un des challenges majeurs pour l’entreprise fut de décider, dans un laps de temps court et fluctuant, des futurs rapatriements. Qui rapatrier ? Quand rapatrier ? Quels frais prendre en charge ? Quel dispositif pour un retour au pays sans structure d’accueil familial sur place ?
Il a fallu s’organiser et faire vite pour assurer la sécurité des employés que ce soit en organisant leur déménagement avant les interdictions de voyager ou pour la recherche d’un hébergement temporaire.
A cela l’annonce par l’OMS d’une pandémie a instauré des contraintes strictes à l’échelle du monde entier ! Particulièrement menacés, les déplacements de personnes et leurs relocalisations ont immédiatement subi des ralentissements dans les procédures de départ, l’annulation des démarches d’immigration ou encore des restrictions d’accès aux logements pour les nouveaux arrivants…

Sans la technologie, tout rapatriement, toute mobilité internationale auraient pu être totalement stoppés par le covid-19.
Le digital a joué un rôle de facilitateur à un moment crucial de l’épidémie où la nécessité de partir sans attendre imposait une toute autre organisation du départ que celle qui se pratique habituellement pour l’expat et sa famille.

Le digital pour se conformer aux exigences en temps de crise

Limiter vos contacts !

La distanciation sociale, plus qu’une recommandation, est devenue l’une des mesures centrales pour stopper le virus. Le respect de cette consigne était pourtant difficilement applicable pour gérer l’activité de déménagement.
Comme l’indiquait, le Secrétaire d’Etat chargé des transports concernant cette activité dans une communication officielle : « la forte proximité entre les salariés (des sociétés de déménagement) lors de leurs interventions rend souvent difficile le respect des gestes barrières et les mesures de distanciation sociale, notamment lors de la manutention d’objets lourds (…) et la manipulation des effets personnels des particuliers ».

Comment faire aussi pour le salarié qui, pour organiser son transfert, doit recevoir la visite de déménageurs non seulement le jour du départ mais aussi en amont pour faire l’estimation de ses biens à expédier ?
Et dans ce contexte de repli, comment faire accepter au salarié la venue à son domicile d’étrangers même s’ils sont des professionnels ?

Ces mêmes inquiétudes ont été ressenties par les prestataires. Beaucoup de professionnels ont préféré s’arrêter de travailler du jour au lendemain étant mal à l’aise face aux risques provoqués par les rencontres physiques avec leurs clients au sein d’un espace clos.

Par conséquent, de nombreux déménagements n’ont pas pu avoir lieu même si l’expatrié ou l’entreprise, pour des questions de sécurité, le souhaitaient vivement. Alors certains salariés ont préféré quitter et laisser derrière eux leurs biens sans solution. Une possibilité sur le moment mais qui peut avoir des conséquences psychologiques pour l’expatrié et des répercussions financières pour l’entreprise.

Dématérialiser le déménagement

Pourtant avec la dématérialisation des visites techniques, certains salariés ont pu réaliser l’inventaire de leurs biens à distance et sans la présence des déménageurs.
A l’aide de leur smartphone, les salariés ont réalisé leur reportage en ligne en toute autonomie, accélérant ainsi les procédures pour leur déménagement.
Une démarche simple et efficace. Cet inventaire réalisé pièce par pièce par l’expatrié lui-même a permis de créer des listes très précises et a permis de dégager des instructions claires auprès des déménageurs les rendant autonomes le jour de l’emballage.

Le jour du déménagement, les déménageurs ont ainsi pu organiser l’enlèvement des biens au domicile sans la présence du salarié avec seulement l’aide d’un tiers pour gérer l’accès.
Grâce à l’utilisation de la technologie, toute la partie contrôle post opération s’est ensuite faite directement entre le salarié et le chef d’équipe via une connexion vidéo sur WhatsApp. Un contrôle minutieux pièce par pièce qui a rassuré le salarié.

Cette gestion réinventée des déménagements a permis de respecter les mesures de distanciation et d’apporter de la flexibilité face à une situation totalement insolite : des salariés partis avant l’expédition de leurs propres biens…

Choisir un logement temporaire en ligne

Le digital a aussi permis de remplacer les rencontres physiques qui prévalaient auparavant pour la recherche de logement.  La crise a motivé les salariés, dans plus de 95% des cas, a abandonné la visite préalable avant de réserver un logement.
Cette crise est venue renforcer une tendance constatée dans la recherche de logement temporaire qui consiste à valider un logement sur photo ou sur simple visite virtuelle.

Avec les applis dédiées à la relocation, le salarié peut en amont de sa recherche de logement détailler précisément ses besoins en ligne et s’assurer ainsi d’une sélection très ciblée pour le type de bien recherché. Il peut aussi embarquer son conjoint dans cette recherche et l’associer en temps réel à la prise de décision grâce à un accès partagé à l’appli. Le temps de validation, le plus souvent responsable de l’échec pour l’obtention d’un bien, est alors largement diminué.

Dans ces circonstances inédites où la réactivité a été plus qu’essentielle pour se garantir un toit, le digital a totalement révolutionné les habitudes mettant au second rang les visites en présentiel !

Post-covid : la mobilité internationale encore possible sans digital ?

Après la crise du coronavirus, 33 %* des DRH anticipent une digitalisation accélérée de l’entreprise comme “conséquence positive” de cette période exceptionnelle, selon l’Association nationale des DRH.

Quand la crise sanitaire et la gestion des retours dans l’urgence prendront fin, il y a fort à parier que les équipes de mobilité aussi souhaiteront mettre en place des méthodes nouvelles et plus agiles utilisant le digital pour gérer le départ et/ ou l’installation de leurs salariés.

La crise a amené une révision des pratiques pour gérer l’expatriation.
C’est le cas des expats qui, avant la crise, n’auraient pas envisager d’organiser à distance un déménagement ou la recherche d’un appartement sans pouvoir contrôler ces activités sur place par eux-mêmes.

Par la force des choses, les salariés en mobilité tout comme les prestataires de relocation ont dû modifier leurs habitudes et considérer autrement la gestion de la relation. Plus dans le collaboratif, le digital leur a permis de repenser les interactions, d’organiser le contrôle à distance et de développer des modalités de communication différentes, moins en face à face et plus connectée.

Nous nous dirigeons vers des changements radicaux dans la manière de gérer la mobilité internationale. Avec les outils techno, il est possible d’apporter de la transparence dans la gestion des opérations que ce soit pour l’expatrié ou le RH qui paie les services, de la sécurité vis à vis de mesures barrières mais également la possibilité d’un contrôle à distance des prestations de relocation.

Que penser alors de l’évolution post Covid ?

Il a fort à parier que les salariés qui auront goûté à une flexibilité qu’ils n’auraient jamais imaginée pour gérer leur départ ne voudront pas revenir en arrière. La technologie a également été un appui de taille pour aider les Responsables de la mobilité, déjà sur tous les fronts, à gérer des situations familiales complexes.

* “Les DRH face à la crise du Covid-19”, enquête réalisée du 26 mars au 6 avril 2020 auprès de 550 répondants – Association nationale des DRH (ANDRH)

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