5 étapes clés pour préparer votre déménagement international 

Ça y est, vous êtes un salarié heureux ! Vous allez bientôt goûter aux joies de l’expatriation professionnelle ! A vous une nouvelle vie à l’étranger … Mais avant cela, il  vous faut passer par la case déménagement. Pas d’inquiétude votre entreprise a tout prévu !
Pour votre déménagement à l’étranger, il existe généralement deux manières de procéder. Selon la politique de mobilité de votre entreprise,  vous devrez soit sélectionner par vous-même une société de déménagement parmi plusieurs prestataires référencés, soit vous serez accompagné par un prestataire unique qualifié qui gèrera pour vous votre déménagement à l’international. Dans ce cas plus besoin de rencontrer plusieurs sociétés de déménagement, vous n’aurez plus qu’à vous occupez du transfert de vos biens !
Quelles vont être alors les grandes étapes pour préparer au mieux votre déménagement ?

Etape 1 : Le brief déménagement avec un coordinateur

Le brief est la première étape clé de prise de contact entre vous et la société spécialisée dans la gestion de la mobilité internationale choisie par vos RH. Très utile, c’est un échange téléphonique avec un coordinateur international durant lequel vous aborderez de nombreux points à commencer par le fameux qui fait quoi.

Le coordinateur vous expliquera son rôle, sa position vis à vis des déménageurs, ce que l’on attendra de vous dans le process et bien d’autres sujets comme les autorisations de volumes, le planning des opérations etc.
Bref, le brief est le moment privilégié où vous pourrez poser toutes vos questions, d’ailleurs on vous conseille de ne pas hésiter à évoquer tout ce qui vous passe par la tête…

• Comment ne rien oublier avant le déménagement ?
• Quelles sont les bonnes pratiques à adopter avec les déménageurs ?
•  Comment transporter mon chien, mon chat ?
• Comment faire venir ma voiture ?

Selon Emmanuel Gladin, responsable de la coordination internationale chez MRS « Le brief aide vraiment à rassurer les personnes qui partent. Beaucoup de salariés apprécient d’avoir le soutien d’une société qui soit extérieure à l’entreprise qui réalise leur déménagement.».

Retrouvez plus d’informations sur le brief déménagement, en cliquant ici.

Etape 2 :  L’inventaire des biens, je laisse ou j’emporte ?  

C’est une étape qui demande un peu de temps et d’organisation. Vous devrez faire un point précis sur les affaires personnelles que vous souhaitez emporter ou laisser sur place. Soyez vigilant car c’est un moment fait de discussions et de compromis entre vous et votre conjoint qui nécessite un minimum d’anticipation !

L’inventaire des biens, autrefois contraignant, est devenu beaucoup plus facile grâce à l’utilisation des outils digitaux. Vous n’aurez plus besoin de planifier et d’attendre le passage des déménageurs pour estimer vos volumes. Tout peut se faire de manière virtuelle à l’aide simplement de votre smartphone.
Outre la flexibilité apportée, la visite virtuelle est gage de préservation de votre intimité… Il n’y a plus à votre domicile la visite systématique de différents déménageurs. C’est vous qui gérerez cette étape comme vous voulez et quand vous voulez en téléchargeant une application mobile dédiée.

C’est un vrai avantage pour votre confort et votre sécurité.
En effet, certains expatriés peuvent ressentir parfois les visites techniques comme intrusives. C’est souvent le cas dans des villes réputées pour leur insécurité. Pensez à Mexico City par exemple, là-bas les visites peuvent même inquiéter…
Seul le coordinateur aura une connaissance précise de ce qui compose votre home sweet home. Les déménageurs n’auront pas accès à votre intérieur.
Une visite de contrôle peut être toutefois programmée avec la société de déménagement retenue.

Gain de temps et de confort pour le salarié, précisions dans le calcul des volumes et préservation de l’intimité, le digital vient renverser la tendance.  L’inventaire des biens jusqu’ici chronophage et compliqué est devenu simple et quasi ludique pour les salariés… Retrouvez un exemple d’application avec Quick Move.

Etape 3 : Les déclarations pour les assurances déménagement

Les biens sont assurés pendant le déménagement. Vous n’avez pas besoin de faire de déclaration d’assurance pour chacun de vos effets personnels transportés à l’international. Un forfait est généralement préétabli pour couvrir le risque du déménagement à l’étranger. Vous n’aurez pas à vous soucier des détails. Cependant, certains articles dépassant une certaine valeur tels que des meubles de qualité, des tableaux, doivent faire l’objet d’une déclaration à l’assurance.

Attention la valeur d’un bien n’est pas toujours gage d’une assurance systématique. Il existe des exclusions notamment concernant du petit matériel à forte valeur ajoutée. Votre coordinateur vous apportera toutes les informations sur la police d’assurance souscrite pour le déménagement.

Etape 4 :  Les déclarations pour les douanes

C’est une étape cruciale dans l’organisation de votre départ… Mais franchement rébarbative ! Les douanes demandent une attention particulière sauf si votre déménagement reste localisé au sein de l’Union Européenne.

Dès le brief, le coordinateur donne le ton. De nombreux documents à fournir, différentes démarches pour se conformer aux formalités d’immigration, il ne faudra pas perdre de temps.
Connaissant les pratiques internationales en matière de douanes, votre coordinateur vous donnera les guidelines qu’il s’agisse du timing d’expédition, des conditions d’obtention d’un visa temporaire ou des pays aux conditions d’immigration nécessitant un examen au cas par cas. Pour avoir une définition plus précise sur la gestion de l’immigration, cliquez ici

Etape 5 : Le suivi de l’emballage le jour J

En principe vous n’avez pas à emballer vos effets personnels, l’intégralité de l’emballage des biens est fait par les déménageurs sauf si vous estimez que certains objets nécessitent un soin particulier (chaussures de valeur etc.).

Vous devez simplement préparer vos affaires à partir et bien indiquer ce qui doit être expédié ou non. Laissez vos vêtements dans les placards et les tiroirs, les déménageurs se chargent du reste !

Ne négligez pas le temps à consacrer à cette phase d’emballage. Comptez 2 jours minimum pour un logement complet d’une famille et 1 journée pour un appartement d’une personne vivant seule.
L’emballage se fait dans la semaine travaillée, aux horaires de bureau mais pas le weekend contrairement aux déménagements privés sinon un dépassement horaire est facturé. Il n’est généralement pas pris en charge par les entreprises.

Et le déballage dans tout cela ?

Généralement vous ou votre conjoint êtes présents lors du déballage de vos biens sur place. Là aussi de nombreux conseils vous seront délivrés pour que votre déménagement se passe bien de bout en bout … Le coordinateur sera là pour encadrer cette phase finale. On le voit ici, rien que dans la phase de préparation, de nombreuses étapes jalonneront votre parcours de déménagement. Quand le périmètre est international, il sera important pour vous d’être entouré de prestataires bien qualifiés et de pouvoir interagir avec des personnes de confiance tout au long du processus.