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Coordinateur international - MRS Management

Coordinateur international, la clé de voute de la relocation

- Publié le 28 Fév 2019 par G.Houeix

Quel soutien le coordinateur international apporte au salarié en mobilité pendant la relocation ?

Le responsable ressources humaines ou responsable mobilité fait parfois appel à une société externe spécialisée dans la mobilité internationale pour qu’elle puisse organiser toutes les étapes nécessaires avant, pendant et après l’expatriation du salarié et de sa famille.
Le dossier du salarié en mobilité est alors pris en charge par un coordinateur international. Ce dernier est également l’interlocuteur du RH ou du chargé de mobilité pour lui assurer un suivi régulier et le tenir informé de la gestion de la relocation de son salarié.

Un référent pour la gestion de la relocation

Plus qu’un gestionnaire administratif, le coordinateur en mobilité internationale se révèle être un véritable référent pour le salarié en mobilité pendant toute sa période de relocation qui débute toujours par un déménagement.
Le monde du déménagement international, comme tout autre secteur, possède ses propres codes et son jargon professionnel qui ne sont pas toujours faciles d’accès pour une personne non avertie. Le coordinateur lui, au contraire, connaît sur le bout des doigts le métier du déménagement international ainsi que ses us et coutumes.
Son rôle est alors de faire bénéficier au salarié de son expérience et de lui apporter une aide très concrète :

  • en se positionnant comme l’interlocuteur des déménageurs pour toutes les questions logistiques,
  • en négociant directement auprès des déménageurs en cas de problème afin de trouver des solutions rapides et compatibles avec la politique de mobilité de l’entreprise,
  • en apportant un soutien continu au salarié notamment en lui expliquant clairement les services auxquels il a droit, en détaillant les obligations des différents prestataires, en lui rappelant les consignes à garder à l’esprit notamment le jour de l’emballage et de la livraison,
  • en supervisant l’ensemble des démarches administratives comme la transmission des documents officiels aux déménageurs.

Pour Stéphanie Cathelin, coordinatrice internationale expérimentée, il est primordial de construire très vite une relation de confiance avec le salarié.

« Lorsque je commence à travailler avec un futur expatrié sur son déménagement, je suis très attentive à ses interrogations et je prends le temps nécessaire pour lui expliquer clairement les services que doivent lui fournir les déménageurs. Mon but est de pouvoir créer chez lui un réflexe… Le réflexe de m’appeler pour n’importe quelle question ! Il peut constater un dysfonctionnement, le retard du camion de déménagement, des cartons mal fermés, ses effets personnels abîmés, ou tout simplement il peut avoir besoin d’être rassuré le jour J « est-ce normal de tout démonter le jour de l’emballage ? Mes cartons ont été livrés, dois-je tout déballer avec les déménageurs ? » ; mon objectif est de créer chez lui le réflexe naturel de me contacter. »

Soutenir le salarié en mobilité et contrôler les opérations

Les documents officiels sont essentiels dans le dossier du salarié. Leur collecte et le respect de leur conformité sont souvent source de grand stress pour toutes les parties prenantes du déménagement. Dans le processus de relocation du salarié, cette étape liée à l’immigration requière beaucoup de rigueur.
En effet, chaque pays de destination a des exigences réglementaires propres et tout manquement dans la procédure documentaire bloquera le départ des biens dans le pays d’accueil.
Le coordinateur a donc un rôle fondamental dans le contrôle de toutes ces formalités. Pour le salarié ou le RH qui n’a pas les moyens de tout vérifier, la supervision de l’administratif est un réel gage de sérénité.

Mais la vigilance du coordinateur ne s’arrête pas là ! C’est également lui qui va contrôler les volumes annoncés par les déménageurs, les devis proposés, jusqu’à s’assurer de la qualité des relations entre les opérationnels qui exécutent la prestation et le salarié.

« Notre rôle est d’être la voix de l’expatrié auprès des déménageurs et le garant de la qualité du travail réalisé par ces derniers pour rassurer nos clients qui sont les directions des ressources humaines. »

Défendre les intérêts des RH et des salariés en mobilité

En effet, le coordinateur va poursuivre un objectif majeur, celui de garantir l’intérêt de la direction des ressources humaines :  » nous sommes là pour conseiller, mettre en œuvre et contrôler le respect de la politique de mobilité. Et comme nous sommes totalement indépendants des prestataires que nous utilisons, notre mission est facilitée. »

Le coordinateur a la possibilité de vérifier et signaler les dépassements de volumes autorisés par la politique de mobilité de l’entreprise. Il pourra fournir des justificatifs sur ces dépassements.
Pour Stéphanie, le coordinateur n’est pas là pour proposer un service clé en main mais bien pour apporter un accompagnement à toutes les étapes du parcours de mobilité : déménagement, formalités, aide à l’installation

« La relocation c’est avant tout une question de gestion humaine plus que de logistique. Et je dirai que le coordinateur international est un peu comme un phare dans la nuit pour guider le salarié qui doit faire face à  de nombreux impératifs et à différents interlocuteurs pour gérer son changement de vie ! »

Stéphanie Cathelin - MRS Management

Après une formation universitaire en logistique et transport, Stéphanie, jeune femme dynamique a toujours évolué dans le secteur du transport international (gestion d’un service d’expédition présent dans différents pays, administration des ventes exports, déménagement international). Ce qu’elle aime le plus dans son métier c’est la rencontre avec différents interlocuteurs d’univers et de cultures divers car son leitmotiv c’est de proposer des solutions et de s’adapter en permanence aux différentes demandes. Passionnée par l’Espagne, elle aime s’immerger totalement à la culture hispanique (musique, film, nourriture, mode de vie…).

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