Home News International Mobility 5 passi chiave per preparare il tuo trasloco internazionale
preparare il tuo trasloco internazionale - MRS Management

5 passi chiave per preparare il tuo trasloco internazionale

- Pubblicato il 30 Ott 2018 Da G.Houeix

Basta cosi’, sei un dipendente felice ed assaporerai presto le gioie dell’espatrio professionale! Una nuova vita all’estero ti aspeetta… Ma prima di questo, devi passare attraverso un trasloco internazionale. Non preoccuparti, la tua azienda ha pianificato tutto!
Per il vostro trasferimento all’estero, ci sono generalmente due modi di procedere.
A seconda della policy di international mobility della vostra azienda, dovrete scegliere voi stessi una società di trasloco tra diversi fornitori di riferimento, oppure sarete accompagnati da un unico fornitore di servizi qualificato che gestirà per voi il vostro trasloco internazionale. 

In questo caso, non è più necessario incontrare diverse aziende di trasloco, tutto quello che dovete fare è trasferire i vostri effetti personali!
Quali saranno i passi principali per preparare al meglio il vostro trasferimento?

Fase 1: Il briefing mobile con un coordinatore

Il brief è il primo passo fondamentale per stabilire un contatto tra voi e l’azienda specializzata nella gestione dei trasferimenti internazionali scelta dal vostro staff HR. Molto utile, è uno scambio telefonico con un coordinatore internazionale durante il quale si discutono molti punti, a cominciare dal famoso “chi fa cosa”.
Il coordinatore spiegherà il suo ruolo, la sua posizione nei confronti dei movers, cosa ci si aspetta da voi nel processo e molti altri argomenti come le autorizzazioni dei volumi, la pianificazione delle operazioni, la procedura doganale più adatta, ecc.

In breve, la briefing call è un momento privilegiato in cui potete porre tutte le vostre domande, inoltre vi consigliamo di non esitare a menzionare tutto ciò che vi viene in mente.
– Come si può evitare di dimenticare qualcosa prima del trasloco?
– Quali sono le migliori pratiche da adottare con i traslocatori?
– Come posso trasportare il mio cane o il mio gatto?
– Come faccio a far arrivare la mia auto?

Secondo Emmanuel Gladin, responsabile del coordinamento internazionale di MRS, “Il brief aiuta davvero a rassicurare le persone in partenza. Molti dipendenti apprezzano il sostegno di un’azienda esterna che supporti la famiglia durante il delicato momento del trasferimento”.

Passo 2: Inventario delle merci, resta qui o porto via?

È un passo che richiede un po’ di tempo e di organizzazione. Dovrete fare un controllo specifico sui beni personali che volete portare con voi o lasciarvi alle spalle. Sii vigile perché è un momento di discussione e compromesso tra te e il resto della famiglia e richiede il coinvolgimento di tutti.

La creazione dell’inventario dei beni, è diventata molto più facile grazie all’uso di strumenti digitali. Non avrete più bisogno di pianificare e aspettare che i traslocatori visitino la vostra abitazione per stimare i vostri volumi. Tutto può essere fatto virtualmente con il semplice aiuto del vostro smartphone.

Oltre alla flessibilità offerta, la visita virtuale è una garanzia di preservare la vostra privacy. Non c’è più una visita sistematica a casa tua da parte di persone diverse. Ora puoi gestire questo passaggio come e quando vuoi, scaricando un’app mobile dedicata. Questo è un reale vantaggio per il vostro comfort e la vostra sicurezza.
Infatti, alcuni espatriati possono a volte sentire che le visite tecniche sono invadenti. Questo è spesso il caso di città note per la loro insicurezza. Pensate a Città del Messico, ad esempio, dove le visite possono anche essere preoccupanti. Solo il coordinatore avrà una conoscenza precisa di ciò che rende la vostra “home sweet home”. I traslocatori non avranno accesso ai vostri interni.Tuttavia, una visita di controllo può essere programmata con la compagnia di trasloco selezionata.
Risparmio di tempo e comfort per il dipendente, calcolo preciso dei volumi e conservazione della privacy, la tecnologia digitale sta invertendo la tendenza.  L’inventario dei beni fino ad ora impegnativo e complicato è diventato semplice e quasi divertente per i chi sta per affrontare il trasloco verso la nuova destinazione.

Trova un esempio di applicazione cliccando qui.

Fase 3: dichiarazioni per l’assicurazione di trasloco

I vostri mobili e beni personali, devono essere assicurati durante il trasloco. Non è necessario fare una dichiarazione di assicurazione per ciascuno degli oggetti trasportati all’estero. Un prezzo fisso è generalmente prestabilito per coprire il rischio durante tutto il trasporto. Non dovrete preoccuparvi dei dettagli. Tuttavia, alcuni oggetti che superano un certo valore, come mobili e quadri, devono essere ben dichiarati all’assicurazione.
Attenzione, il valore di un bene immobile non è sempre garanzia di assicurazione sistematica. Vi sono esclusioni ed eccezioni, in particolare per quanto riguarda le piccole attrezzature di alto valore.
Il vostro coordinatore vi fornirà tutte le informazioni sulla polizza assicurativa stipulata per il trasloco.

Fase 4: Dichiarazioni doganali

Questo è un passo cruciale nell’organizzazione della vostra partenza, ma francamente noioso! Le dogane richiedono un’attenzione particolare, a meno che il vostro trasferimento non rimanga all’interno dell’Unione Europea.
Non appena il briefing è completato, il coordinatore verifica e stabilisce la procedura. Normalmente, ci saranno molti documenti da fornire, diversi approcci per rispettare le formalità di immigrazione, ma non sarà necessario perdere tempo.
Conoscendo le pratiche doganali internazionali, il vostro coordinatore vi fornirà guidelines sui tempi di spedizione, sulle condizioni per ottenere un visto temporaneo o sui paesi con condizioni di immigrazione che richiedono un esame caso per caso.

Fase 5: controllo dell’imballaggio della merce il giorno

In linea di principio, non è necessario imballare i propri effetti personali, l’intero imballaggio della merce è fatto dai traslocatori, a meno che non si consideri che alcuni oggetti richiedono una cura particolare (scarpe di valore, ecc.).

Hai solo bisogno di prepararti per il tuo nuovo lavoro e assicurarti di sapere cosa spedire e cosa non spedire.
Lasciate i vostri vestiti negli armadi e nei cassetti, i traslocatori faranno il resto!
Non trascurare il tempo da dedicare a questa fase di imballaggio. Conta almeno 2 giorni per un alloggio completo per una famiglia e 1 giorno per un appartamento per una persona che vive da sola.

L’imballaggio viene effettuato durante la settimana lavorativa, durante l’orario d’ufficio, ma non nei fine settimana, a differenza dei traslochi privati, altrimenti il superamento del tempo viene addebitato.
Generalmente questo extra costo non è supportato dalle aziende.

Che ne dite di disimballare tutto questo?

Di solito voi o il vostro coniuge siete presenti quando le vostre cose sono disimballate sul posto. Anche in questo caso, riceverete molti consigli per far sì che il vostro passaggio dall’inizio alla fine sia sereno. Il coordinatore sarà presente per supervisionare questa fase finale.
Quando il campo di operazione e è internazionale, sarà importante per voi di essere circondati da fornitori qualificati e di essere in grado di interagire con persone di fiducia durante tutto il processo.

Condividi questo articolo
Iscrivetevi alla nostra newsletter
e ricevete le nostre ultime notizie direttamente nella vostra inbox