Quand on fait référence à l’expense management, on pense avant tout à un meilleur contrôle des dépenses. N’entrant dans aucune catégorie et touchant de multiples domaines, la gestion des dépenses annexes est largement répandue dans l’industrie du voyage d’affaires. Dans ce secteur en effet, les frais annexes peuvent représenter jusqu’à 50% du prix d’un voyage professionnel.
C’est aussi un dispositif couramment utilisé dans le domaine de la mobilité internationale pour le paiement des notes de frais à l’étranger. De la même manière que dans le voyage d’affaires, l’expense management va permettre de gérer les dépenses annexes synonymes de « petites dépenses » mais aussi les plus « grosses dépenses » pour notamment sécuriser les activités liées à l’installation du salarié dans son futur pays d’accueil. L’expense management vient d’ailleurs souvent compléter l’offre plus globale de relocation.
De la gestion des frais au support à l’installation, quels sont les réels avantages de l’expense management pour les équipes mobilité ?
Revenons d’abord sur la notion d’expense management ou gestion des dépenses qui selon Wikipédia fait référence « aux systèmes déployés par une entreprise pour traiter, payer et vérifier les dépenses initiées par les employés. Ces coûts comprennent, sans toutefois s’y limiter, les frais de déplacement et de divertissement. »
Ces coûts annexes augmentent en fonction de la taille des entreprises et en particulier en fonction de leur niveau d’internationalisation. Les salariés en mobilité sont donc les premiers concernés par ce type de dépenses : billet d’avion, frais d’installation, télécommunications, biens d’équipement…
Mais dans la mobilité internationale, l’expense management n’a pas vocation à seulement contrôler et gérer les notes de frais des expatriés. Ce dispositif est aussi utilisé pour faciliter et accélérer les paiements d’un pays à l’autre. C’est un peu une manière transitoire de « faire la banque » pour le compte des entreprises… Et en ce sens l’expense management peut rendre bien des services !
Qui n’a jamais vu rouge de ne pas avoir sauvegardé des fichiers sur son ordinateur et de devoir tout recommencer… Quelle perte de temps inutile pour un travail rébarbatif !
De la même manière c’est ce qui peut arriver aux chargé(e)s de mobilité qui ne respectent pas ou sont dans l’incapacité de respecter les délais de paiement exigés par certains prestataires à l’étranger. Prenons l’exemple de la recherche de logement. Longue et coûteuse, elle mobilise beaucoup d’énergie pour trouver le bien qui corresponde à la fois au package de départ du salarié et à la politique de mobilité de l’entreprise.
Le logement enfin trouvé, il faut maintenant garantir son obtention en payant au plus vite le dépôt de garantie et/ ou le premier loyer ou tout autre avance de frais…
Au premier abord, cela pourrait sembler n’être plus qu’une simple banalité. Or c’est sans compter sur les systèmes informatiques et les ERP qui, avec leurs interminables circuits d’approbation, finissent par bloquer la transaction voire la faire échouer !
Il faut alors repartir de zéro ! Peu importe le type de recherche, logement temporaire, logement provisoire ou logement permanent, toute la procédure doit recommencer. Le mandat doit être rallongé et le gestionnaire de mobilité un peu découragé va devoir maintenant rattraper une perte de temps considérable !
C’est un fait. Dans de nombreuses multinationales, il faut faire face à la rigidité des procédures. Les équipes mobilité sont alors souvent prises entre deux feux avec d’un côté des circuits de validation longs et de l’autre une obligation de réactivité pour sécuriser des prestations à l’autre bout du globe faute de voir la prestation leur passer sous le nez.
C’est là que l’expense management peut débloquer les situations et faire avancer les dossiers de mobilité !
Le principe est simple. La société de relocation avance les sommes dues et paye, pour le compte du salarié, le prestataire qu’il s’agisse d’une agence immobilière, d’un loueur de meubles… Cette transaction a l’avantage de se faire en respectant scrupuleusement les délais requis.
Le recours à l’expense management va permettre non seulement d’éviter de gaspiller du temps et de l’argent mais aussi de rassurer les salariés en mobilité sur leur futur cadre de vie.
Plus vite le logement sera validé, plus sereine sera la phase de transition avant le départ. On peut aisément imaginer qu’une annulation de logement en cours de route « pour des raisons de retard de paiement » aura des conséquences sur le moral de toute la famille et des répercussions non négligeables sur l’image du département mobilité !
Tout aussi important, la scolarité dans une école internationale est au centre des enjeux pour les familles qui partent. Elle l’est aussi pour les RH car trouver l’école appropriée pour les enfants d’expatriés constitue un des facteurs déterminant pour l’intégration future de la famille. Des études ont démontré que l’enfant a un rôle majeur à jouer dans la réussite du projet. Son acculturation mais aussi le maintien de certains de ses repères, notamment grâce à l’école, ne sont pas des points à négliger.
C’est ce sujet que Romain Roux, directeur général d’une filiale d’Axens à Almaty a tout de suite soulevé : « Ma première et unique expatriation a été au Kazakhstan. La première préoccupation était l’accès à une bonne formation scolaire pour nos enfants car il n’y avait pas d’école française à Almaty, où nous résidions. »
Ainsi la recherche d’école est centrale mais aussi très concurrentielle. Pour obtenir une place dans un établissement privé il faut s’y prendre très tôt. Une fois l’école internationale sélectionnée, il faut pouvoir apporter une garantie financière sans attendre …
Alors pourquoi passer à côté d’une école faute de paiement dans les temps ?
Là aussi l’expense management constituera un moyen efficace pour valider l’inscription grâce au versement du premier acompte.
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L’expense management est aussi un moyen de décharger en partie les entreprises de la gestion de paiements avec des « devises exotiques » et de la TVA sur les dépenses des salariés à l’étranger.
Dans la mobilité internationale, les transactions en devises exotiques sont plus fréquentes qu’il n’y paraît : le dollar de Singapour, de Hong Kong ou encore le real brésilien en font partie. Ces transactions coûtent cher car avec des taux de change variables et de faible liquidité, les frais bancaires pratiqués par la banque de l’employeur ou du salarié peuvent atteindre des montants élevés.
Dépositaire de solutions de gestion des transactions en propre, l’expense management est moins coûteux que les propositions faites par les banques traditionnelles. Par ailleurs, les sociétés d’expense management sont capables de garantir régulièrement les paiements dans toutes les devises ainsi que de gérer la TVA associée au pays où sont consommées les dépenses.
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Sources
http://www.lefigaro.fr/societes/2013/05/06/20005-20130506ARTFIG00496-les-entreprises-a-la-chasse-aux-depenses-superflues.php
https://business.lesechos.fr/directions-ressources-humaines/metier-et-carriere/le-blues-est-inherent-a-cette-forme-d-exil-212081.php
https://www.kantox.com/fr/glossary/devise-exotique/