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Expense management e international mobility: uno strumento per evitare sprechi di tempo?

- Pubblicato il 28 Set 2018 Da G.Houeix

Quando si parla di expense management, si pensa innanzi tutto a un migliore controllo delle spese. La gestione delle spese accessorie, che non rientra in nessuna categoria e riguarda diversi settori, è ampiamente diffusa nel comparto viaggi d’affari. In questo campo, in effetti, le spese accessorie possono rappresentare fino al 50% del prezzo di un viaggio di lavoro.

Inoltre, si tratta di un sistema normalmente utilizzato nel campo dell’international mobility e per il pagamento delle note spese all’estero. Come per i viaggi d’affari, l’expense management consente di gestire le spese accessorie afferenti alla categoria “piccole spese” ma anche le “spese consistenti”, per permettere il normale svolgimento delle attività legate all’insediamento del dipendente nel futuro paese di accoglienza. Spesso, l’expense management fa parte dell’offerta più globale dei servizi di relocation.

Dalla gestione spese all’assistenza nell’insediamento: quali sono i reali vantaggi dell’expense management per lo staff che si occupa di mobilità?

Che cos’è l’expense management nell’international mobility?

Torniamo innanzi tutto al concetto di expense management che, secondo Wikipedia, fa riferimento ai sistemi utilizzati da un’impresa per trattare, pagare e verificare le spese sostenute dai dipendenti. Questi costi comprendono ma non si limitano alle spese di viaggio e di rappresentanza.

I costi accessori aumentano in base alle dimensioni di un’impresa e, in particolare, al livello di internazionalizzazione. Pertanto, i dipendenti in mobilità sono i primi interessati da questa categoria di spesa: biglietto aereo, spese di insediamento, telecomunicazioni, beni strumentali, ecc.

Tuttavia, nel settore dell’international mobility l’expense management non è esclusivamente volta a controllare e gestire le note spese dei dipendenti in distacco, bensì viene anche utilizzata per facilitare e accelerare i pagamenti da un paese all’altro. È un sistema che funge da “banca temporanea” per il conto delle imprese e, in tal senso, può rivelarsi molto utile!

Expense management: quali sono esattamente i vantaggi?

Maggiore reattività

Chi non si è mai arrabbiato per non avere salvato dei file sul computer e avere dovuto ricominciare tutto da capo… che perdita di tempo inutile per un lavoro noioso!

La stessa cosa può succedere a chi si occupa di mobilità e non rispetta o è impossibilitato a rispettare i tempi di pagamento imposti da alcuni fornitori esteri. Prendiamo l’esempio della ricerca di un alloggio. Questo processo, lungo e costoso, richiede molte energie per trovare una proprietà che corrisponda sia al pacchetto negoziato per la partenza del dipendente che alla mobility policy dell’impresa.

Dopo avere finalmente trovato l’alloggio, bisogna essere sicuri di ottenerlo pagando al più presto un deposito cauzionale, la prima mensilità o qualsiasi altro anticipo di spesa…

A prima vista potrebbe sembrare una semplice banalità. Per non parlare poi dei sistemi informatici e del software ERP che, con gli interminabili flussi di approvazione, finiscono per bloccare la transazione e, in alcuni casi, la fanno naufragare!

In questo caso bisogna ripartire da zero! Indipendentemente dal tipo di ricerca o dalla tipologia di alloggio (temporaneo, provvisorio o permanente), l’intera procedura deve ricominciare. Occorre prolungare l’incarico e il responsabile della procedura di distacco, un po’ scoraggiato, dovrà recuperare una perdita di tempo considerevole! 

È un dato di fatto. In molte multinazionali bisogna far fronte alla rigidità delle procedure. Lo staff che si occupa di mobilità si trova spesso tra incudine e martello: da una parte lunghi flussi di approvazione, dall’altra l’obbligo di essere reattivi per usufruire di prestazioni dall’altra parte del globo, che altrimenti rischiano di non essere erogate.

È proprio in questi casi che l’expense management può sbloccare la situazione e portare avanti le cose!

Il principio è semplice. La società di relocation anticipa le somme dovute e, per conto del dipendente, paga il fornitore sia esso un’agenzia immobiliare, una società di noleggio mobili ecc. Il vantaggio di questa transazione è lo scrupoloso rispetto delle tempistiche richieste.

Maggiore tranquillità per i futuri dipendenti in distacco

Il ricorso all’expense management permetterà non solo di evitare sprechi di tempo e di soldi, ma anche di rassicurare i dipendenti in mobilità sulle proprie condizioni di vita future.

Prima sarà approvato l’alloggio, più serena sarà la fase di transizione prima della partenza. Si può facilmente immaginare che una revoca dell’alloggio in corso d’opera “per motivi di ritardo di pagamento” avrà conseguenze sul morale di tutta la famiglia e ripercussioni non trascurabili sull’immagine del dipartimento Mobilità!

Altro aspetto importante è l’istruzione presso una scuola internazionale, una delle questioni che stanno più a cuore delle famiglie in partenza. Lo è anche per le Risorse Umane, perché trovare la scuola adeguata per i figli dei dipendenti in distacco rappresenta un fattore determinante per la futura integrazione della famiglia. Alcuni studi hanno dimostrato che il bambino svolge un ruolo fondamentale nel buon esito del progetto. La sua integrazione culturale, così come il mantenimento di alcuni punti di riferimento (soprattutto grazie alla scuola) sono aspetti da non trascurare.

Ed è proprio questo tema che Romain Roux, direttore generale di una filiale di Axens ad Almaty, ha immediatamente sollevato: “Il mio primo e unico espatrio è stato in Kazakistan. La prima preoccupazione è stata l’accesso a una buona formazione scolastica per i nostri figli, perché non esisteva una scuola francese ad Almaty, dove vivevamo.”

La ricerca di una scuola occupa un posto di primo rilievo, ma c’è forte competizione nel settore. Per avere un posto in un istituto scolastico privato occorre muoversi con largo anticipo. Dopo avere scelto la scuola internazionale, bisogna fornire garanzie finanziarie senza indugi…

Perché dover rinunciare a una scuola solo per non aver rispettato la scadenza di un pagamento?

Anche in questo caso, l’expense management rappresenterà un mezzo efficace per convalidare l’iscrizione grazie al versamento di un primo acconto.

Per avere maggiori dettagli sulla gamma di servizi proposti dai nostri servizi di relocation clicca qui.

Possibilità di evitare il trattamento delle fatture dei dipendenti in valuta estera

L’expense management è anche un modo per sollevare in parte le imprese dall’obbligo di gestire i pagamenti in “valute esotiche” e dal pagamento dell’IVA sulle spese dei dipendenti all’estero.

Nella gestione del personale in distacco, le transazioni in valuta estera sono più frequenti di quanto si pensi: tra le valute estere più particolari rientrano il dollaro di Singapore, di Hong Kong e il real brasiliano. Queste transazioni sono costose perché con i tassi di cambio variabili e la scarsa liquidità, le spese bancarie imposte dalla banca del datore di lavoro o del dipendente possono raggiungere importi elevati.

Proponendo soluzioni per gestire transazioni in proprio, l’expense management è meno costosa rispetto alle proposte fatte dalle banche tradizionali. Inoltre, le società di questo settore sono in grado di garantire pagamenti regolari in tutte le valute e di gestire l’IVA applicata al paese in cui vengono sostenute le spese.

Per ulteriori informazioni sull’international mobility clicca qui!

Fonti

http://www.lefigaro.fr/societes/2013/05/06/20005-20130506ARTFIG00496-les-entreprises-a-la-chasse-aux-depenses-superflues.php

https://business.lesechos.fr/directions-ressources-humaines/metier-et-carriere/le-blues-est-inherent-a-cette-forme-d-exil-212081.php

https://www.kantox.com/fr/glossary/devise-exotique/

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